Você faz um bom gerenciamento de projetos em seu negócio? Muitos gestores da área de tecnologia ainda não sabem exatamente qual é a importância da gestão de projetos para uma empresa e, por isso, não conseguem alcançar resultados satisfatórios.
Nesse caso, a empresa normalmente não conta com um profissional ou equipe responsável pela elaboração, controle e monitoramento das etapas necessárias à execução de um projeto.
Entre essas etapas, a de planejamento ganha destaque, pois é nela em que são definidos os pontos fundamentais para que o projeto obtenha os resultados esperados.
Isso inclui a definição do prazo de entrega e a organização do tempo e dos recursos necessários a cada etapa.
Mas na prática, o que ocorre muitas vezes é a ineficiência desse processo devido à falta de maturidade da empresa em relação à compreensão dos benefícios de uma boa gestão de projetos.
Quando isso acontece, são inevitáveis os impactos negativos na conclusão do projeto e, consequentemente, nos índices de satisfação do cliente.
Uma má gestão de projetos implica numa definição imprecisa do escopo de cada projeto e na inviabilização de um gerenciamento estratégico dos riscos.
Se o gestor não entende qual é a importância da gestão de projetos para uma empresa, ele também pode se deparar, por exemplo, com falhas de comunicação interna.
Isso sem falar no levantamento de requisitos insuficiente, no retrabalho e na utilização de ferramentas inadequadas.
Tudo isso pode culminar, inclusive, no cancelamento do projeto ou, o que pode ser ainda pior, em sua conclusão sem o alcance de nenhum resultado.
Uma gestão eficiente de projetos, por outro lado, permite que o gestor seja mais criterioso no controle das ações de sua equipe, garantindo o cumprimento dos requisitos predefinidos.
Para te ajudar a compreender qual é a importância da gestão de projetos para uma empresa, nos próximos tópicos vamos relembrar o significado deste conceito e falar sobre os principais benefícios de sua implementação.
Além disso, vamos listar os principais passos a serem dados para que você promova uma boa gestão de projetos. Continue a leitura!
O que é gestão de projetos?
As atividades e processos internos de uma empresa tendem a se tornar cada vez mais complexos, e é por isso que a gestão de projetos torna-se cada vez mais importante.
Ela ajuda a empresa a manter-se competitiva no mercado e garantir uma experiência satisfatória aos clientes.
Mas o que é, na prática, a gestão de projetos?
Podemos definir gestão de projetos como a utilização conjunta de estratégias, conhecimentos, habilidades e ferramentas com o objetivo de favorecer a execução eficiente de atividades e processos de um negócio.
Na prática, são procedimentos que ajudam os gestores a promoverem um alinhamento entre os objetivos do negócio como um todo e os resultados esperados na execução de cada projeto.
Isso inclui a avaliação de fatores como custos, produtividade, tempo e qualidade, além da definição de prazos realistas para a execução de cada etapa.
Assim, o principal objetivo da gestão de projetos é tornar a realização dos mesmos mais rápida, eficiente e segura, mas existem diversos outros benefícios observados a partir de sua implementação. Vamos falar sobre alguns deles em seguida.
Benefícios que demonstram qual é a importância da gestão de projetos
Agora que você já compreendeu o conceito e o objetivo da gestão de projetos, vamos falar sobre os benefícios decorrentes de sua implementação.
Cumprimento dos prazos
Projetos executados às pressas e sem o devido planejamento correm grandes riscos de não serem finalizados dentro do prazo necessário.
Quando sua empresa conta com uma boa gestão de projetos, é possível acompanhar um cronograma definido previamente, observando a evolução das etapas e promovendo ajustes quando necessário.
É possível, portanto, identificar os erros ou gargalos a tempo de evitar as consequências negativas sem precisar atrasar a execução de cada passo planejado.
O resultado é o cumprimento dos prazos e a redução de problemas como a sobrecarga da equipe envolvida e o estouro do orçamento.
Melhoria da produtividade
A melhoria da produtividade é uma das vantagens práticas que melhor explicam qual é a importância da gestão de projetos para uma empresa de tecnologia.
Pode parecer que a gestão de projetos beneficia, sobretudo, a organização do trabalho dos gestores, mas a produtividade de toda a equipe de TI é impactada positivamente.
Isso porque ela possibilita a definição detalhada das rotinas de trabalho de cada componente da equipe e a escolha de métricas para acompanhar os resultados obtidos com cada tarefa.
Dessa forma, todos os colaboradores entendem o que deve ser feito e evitam o desperdício de tempo com ações desnecessárias ou ineficientes.
Tomada de decisões assertivas
Após a transformação digital, a tomada de decisões no âmbito empresarial precisa ser cada vez mais criteriosa.
Com a disponibilidade de dados e tecnologias, uma decisão equivocada pode ser considerada um erro imperdoável.
Mas quando as etapas de um projeto estão devidamente planejadas e as informações a serem consideradas em uma decisão são expostas de maneira clara e precisa, essa possibilidade é descartada.
Sobretudo porque, ao implementar uma boa gestão de projetos é possível utilizar ferramentas como o Jira Software, que auxilia na tomada de decisões estratégicas e inteligentes.
Melhoria nos índices de satisfação do cliente
Uma gestão de projetos eficaz potencializa as ações ligadas ao atendimento ao cliente e, consequentemente, os torna mais satisfeitos.
Ao implementar a gestão de projetos, as tendências do mercado e os desejos do consumidor são exemplos de fatores a serem levados em consideração.
Por isso, há um aumento das taxas de fidelização e os clientes tornam-se parceiros da empresa, indicando-a para outras pessoas.
Colocando a gestão de projetos em prática
Agora que você já compreendeu qual é a importância da gestão de projetos para uma empresa de tecnologia, vamos ver os principais passos a serem dados para colocá-la em prática.
Defina um cronograma
A otimização do tempo na execução de um projeto depende da elaboração de um cronograma com o máximo possível de detalhes.
O cronograma corresponde à divisão do escopo do projeto em diversos “pacotes” de trabalho com a finalidade de estabelecer prazos executáveis para cada ação.
Tenha objetivos claros
Para atingir um objetivo é preciso compreendê-lo a fundo de maneira clara e precisa. Assim, os objetivos de um projeto precisam ter a assertividade como pressuposto.
Isso significa que é importante incluir números na exposição dos objetivos. Por exemplo, ao invés de dizer que a meta é aumentar o número de clientes satisfeitos, você pode dizer que a meta é aumentar em 20% o número de clientes satisfeitos em um prazo de 60 dias.
Estabeleça prazos realistas
Como vimos, a definição clara dos prazos dentro de um cronograma é fundamental para que os projetos alcancem bons resultados.
O cumprimento dos prazos favorece a experiência do cliente e melhora a reputação do negócio. Mas, para serem cumpridos, eles precisam ser realistas. Você não pode definir prazos extremamente curtos se os seus colaboradores não vão conseguir cumpri-los.
Portanto, leve em consideração o tempo necessário à execução de cada tarefa, a infraestrutura disponível, os possíveis imprevistos e a capacidade produtiva da sua equipe.
Automatize tarefas repetitivas
A automação de tarefas oferece praticidade e eficiência à execução de cada projeto, pois evita o desperdício de tempo com processos manuais repetitivos.
É por isso que você precisa contar com sistemas inovadores associados à sua gestão de projetos, como a integração entre Desk Manager e Jira Software.
Depois de entender qual é a importância da gestão de projetos para uma empresa e o passo a passo para implementá-la, é hora conferir suas vantagens na prática. Dê um passo decisivo para conquistar os melhores resultados através da gestão de projetos. Teste gratuitamente o Desk Manager e suas integrações.
