Código de Conduta e Ética

Este Código se destina a apresentar um compilado das nossas políticas de Compliance e os valores da Desk Manager, sendo estas diretrizes aplicadas a todos os colaboradores, fornecedores, parceiros e clientes.

1. Objetivo

O presente Código de Conduta e Ética (“Código”) traduz a essência, os pilares, as regras e normas de conduta nas quais estão fundamentadas as atividades da DESK MANAGER SOFTWARE LTDA. (“Desk Manager”).

Através destas normas e pilares, a Desk Manager busca cada vez mais uma gestão e atuação coesas e focadas na constante busca por elevados padrões éticos de governança e sustentabilidade empresarial, valorizando a sustentabilidade, a diversidade, a inclusão social, a promoção da segurança nos seus locais de trabalho, bem como a realização de seus colaboradores.

Desta forma, o Código explica os padrões que devem ser seguidos na condução das atividades e vivência dos nossos pilares e da legislação aplicável.

2. Abrangência

Este Código se destina a todos os colaboradores da Desk Manager, independentemente do nível hierárquico e aos grupos de relacionamento referenciados neste documento, tais como consultores, contratados, representantes, distribuidores, fornecedores e prestadores de serviços (os “terceiros”), ou quaisquer outros parceiros de negócios que atuem em nome da Desk Manager.

Neste sentido, o seu integral cumprimento é de responsabilidade de cada um, devendo ser parte integrante das tarefas de trabalho, das rotinas de todos os líderes e, ainda, servir como medida de desempenho da nossa organização.

3. Valores

A Desk Manager possui quatro pilares básicos, pautados em Parceria, Confiança, Transparência e Melhoria Contínua que norteiam o comportamento de todos ligados à organização, como base nos seus valores e sua cultura.

Parceria: Prezamos o respeito e o acolhimento de todos. Não importa qual seja a orientação sexual, etnia, religião, ou orientação política. Estimulamos que cada um encontre a própria alquimia da sua essência: o que a torna única, suas principais competências e atributos;

Confiança: Estamos todos integrados e nos movemos coletivamente, porque entendemos a importância e o impacto de tudo o que somos e fazemos;

Transparência: Para alcançar os resultados que esperamos, é necessário que a comunicação seja transparente e com linguagem acessível;

Melhoria contínua: Construir a nossa jornada é uma tarefa coletiva. Aprendemos e erramos juntos. Ajudamos uns aos outros a encontrar novas formas de solucionar desafios. Afinal, para a Desk Manager, não há desafio sem solução.

Com base nesses valores o Código da Desk Manager fornece diretrizes para orientar a sua conduta, ações e decisões, para que a credibilidade da empresa seja sempre preservada. Assim, muito mais que um simples documento, o presente Código deve nortear todas as relações que fazem parte de um relacionamento profissional e ser reflexo da conduta destes.

4. Diretrizes e Boas Práticas

I – Integridade Profissional e Pessoal

A Desk Manager preza pela integridade profissional e pessoal de todos seus colaboradores. Desse modo, é de responsabilidade de todos:

a) Assumir a responsabilidade pelos atos que praticar no exercício das atividades, especialmente pela manutenção de todas as informações, registros e demais documentos íntegros, precisos e completos;

b) É proibida a utilização de informações obtidas e/ou manuseadas no âmbito da Desk Manager para todas as finalidades, durante ou após o final do seu relacionamento com a Desk Manager;

c) Cooperar com as autoridades públicas na condução de investigações, auditorias e fiscalizações, sem interferir ou influenciar indevidamente sua realização;

d) Utilizar todos os equipamentos disponibilizados pela Desk Manager de forma adequada, bem como o e‐mail corporativo e outros aplicativos, de maneira compatível com o exercício de suas atividades profissionais e de acordo com os interesses da Desk Manager;

e) Estar ciente de que a Desk Manager poderá, a qualquer momento, monitorar os computadores de seus colaboradores, incluindo arquivos, pastas, conteúdo dos e‐mails corporativos, identificação e verificação do conteúdo das páginas consultadas na internet no exercício de suas atividades, aplicativos corporativos, dentre outros;

f) Manter bom relacionamento com os todos os colaboradores da Desk Manager, com o objetivo de manter adequada sinergia e colaborar para a execução eficaz de todas as atividades;

g) Jamais fazer ou participar de propaganda política, própria ou de terceiros, escrita ou falada, inclusive por meio de camisetas, botons, adesivos, bandeiras, e‐mail, utilizando-se de ativos da Desk Manager ou agindo em seu nome;

h) Comunicar imediatamente ao superior hierárquico qualquer atividade ou situação que possa afetar suas responsabilidades profissionais ou que possa acarretar conflitos de interesse reais ou potenciais para a Desk Manager;


i) Não possuir interesses financeiros, pessoais ou vínculos de qualquer espécie com empresa que mantenha negócios com a Desk Manager ou, caso os tenha, comunicar tal interesse e/ou vínculo e, ainda, se abster de participar da contratação do terceiro em questão ou da gestão de seu contrato para não caracterizar suspeita de favorecimento.

j) Informar ao canal de Conduta e Ética acerca de quaisquer processos que possam afetá‐los, seja como supostos responsáveis, testemunhas ou a qualquer outro título, que tenham sido promovidos por autoridades reguladoras, quando a participação de tais processos decorrer de suas atividades profissionais.

II – Segurança da Informação

A Desk Manager protege e dá valor para a informação, que deve ser tratada com responsabilidade e confidencialidade. Portanto, é de responsabilidade de todos os colaboradores:

a) Proteger a informação de forma a garantir sua integridade, confidencialidade e disponibilidade, fazendo uso dela na medida necessária ao desempenho de suas atividades profissionais;

b) Resguardar o sigilo das informações relativas a ato ou fato relevante às quais tenha acesso privilegiado em razão de cargo, posição ou função em que ocupa;

c) Proteger as informações profissionais, mantendo confidencialidade sobre tecnologias, metodologias, know‐how, projetos, processos, estratégias e quaisquer outras informações relevantes de propriedade da Desk Manager;

d) Abster‐se de conversas e comentários sobre a Desk Manager e seus clientes em locais públicos;

e) Proteger e manter sigilo sobre suas senhas de usuário e acesso aos sistemas da Desk Manager, evitando o comprometimento dos sistemas de segurança e das informações;

f) Jamais omitir informações relevantes ou de interesse da Desk Manager que tenham sido obtidas no desempenho do cargo ou da função; e

g) Seguir a Política de Privacidade Desk Manager que abrange um conjunto de medidas referentes ao uso correto das informações, garantindo a sua confidencialidade, integridade e correta divulgação.

III – Relacionamentos Diversos

A Desk Manager se relaciona através de seus colaboradores, fornecedores e parceiros com diversos setores da sociedade. Todas essas relações devem estar em conformidade com os valores e diretrizes aqui descritos. Sendo que cada setor apresenta suas peculiaridades, as quais relacionamos na sequência.

A Desk Manager não coaduna e, portanto, rechaça a prática de qualquer ato ilícito, sendo o seu compromisso respeitar a legislação brasileira, os seus colaboradores, clientes, fornecedores e toda a cadeia de envolvidos.

A) Relacionamentos no Ambiente de Trabalho

A Desk Manager zela pela harmonia e organização no ambiente de trabalho. Desse modo, é fundamental a preservação de equipes motivadas e em contínuo processo de aprimoramento profissional. Os Gestores, responsáveis por pessoas e processos, têm papel fundamental na propagação e na aplicação do Código de Conduta e Ética e devem manter um ambiente que estimule o respeito e o desenvolvimento pessoal e profissional. Portanto, são deveres de todos os colaboradores:

a) Estimular o trabalho em equipe, com respeito à individualidade e à busca de consenso entre as pessoas;

b) Zelar pelo estabelecimento de um ambiente de trabalho digno e harmonioso;

c) Repudiar condutas que possam caracterizar assédio ou discriminação de qualquer natureza, bem como situações de desrespeito ao ser humano e suas convicções pessoais, políticas, religiosas, de gênero ou sociais;

d) Incentivar o autodesenvolvimento dos funcionários, disponibilizando treinamentos para o desempenho das suas atividades no âmbito da Instituição; e

e) Manifestar sugestões e/ou críticas que possam contribuir para o desenvolvimento, evolução e racionalização dos processos e procedimentos adotados pela Desk Manager via Canal de Ética.

A Desk Manager segue e preza pelo cumprimento da legislação e pela ética, a fim de garantir igualdade de oportunidades e tratamento justo para todos e, por isto, não aceitará qualquer tipo de manifestação ofensiva ou constrangedora. A Desk Manager repudia discriminação de qualquer forma contra qualquer pessoa.

B) Relacionamentos com clientes

A Desk Manager tem como suas principais características o atendimento diferenciado e personalizado para todos os seus clientes e está comprometida com o tratamento de maneira justa, ética e de acordo com a legislação aplicável.

Todos os colaboradores devem atender os Clientes com profissionalismo, competência, presteza e empatia, fornecendo informações claras, corretas, transparentes e tempestivas. Adotando contratos de fácil compreensão, deixando claro os direitos e deveres das partes, colocando à disposição canais de atendimento preparados para ouvi‐los com atenção e aptos a resolver rapidamente solicitações, reclamações e sugestões, tratando com confidencialidade as informações fornecidas pelos clientes.

Caberá ainda aos colaboradores da Desk Manager atenção à sinais de alerta, tais como solicitações de pagamento com dinheiro em espécie ou outras formas de pagamentos incomuns e que possam gerar descumprimento à legislação de prevenção à lavagem de dinheiro ou financiamentos ilegais acessando os canais de denúncia para avaliação do caso.

C) Relações com Fornecedores/Prestadores de Serviços

A relação da Desk Manager com seus fornecedores e prestadores de serviços é pautada na ética e sempre estabelecida conforme as condições de mercado. Assim, é imprescindível que a atuação deles esteja alinhada com os pilares, valores, políticas internas da Desk Manager e legislações vigentes.

A Desk Manager contrata fornecedores e prestadores de serviços de forma imparcial, considerando critérios técnicos‐financeiros, ou seja, qualidade, preço, prazo de entrega e atendimento, utilizando processo de concorrência claro e objetivo. Exigindo destes o dever de confidencialidade das informações a que tenham tido acesso antes ou após a seleção e contratação, bem como a observância a este Código, às normas internas e legislações vigentes.

A Desk Manager não mantém relações com fornecedores e prestadores de serviços cuja reputação e atuação contrariem qualquer princípio ou disposição deste Código e que utilizam de mão de obra infantil ou mão de obra em condições análogas à escrava, bem como daqueles que desrespeitem o patrimônio ambiental, cultural e social da comunidade na qual atuam.

D) Relacionamento com Concorrentes e com o Mercado

A Desk Manager rejeita qualquer prática que possa restringir o comércio ou a livre concorrência. Rejeita a prática de formação de cartel, fraude em licitações, abusos de poder ou qualquer forma de restrição de mercado.

Desse modo, os colaboradores devem pautar suas ações com base no Princípio da Concorrência Leal, nos parâmetros da Lei nº 12.529/2011, Art. 36, e demais legislações correlacionadas, evitando ações que possam ser interpretadas como anticompetitivas, monopolistas ou, de qualquer forma, contrárias às leis internacionais ou nacionais que controlam as práticas competitivas de mercado, não macular a imagem de concorrentes e/ou empresas por meio da divulgação de boatos e/ou veiculação de informações negativas, mesmo que verdadeiras. Ainda caberá a não utilização de práticas como informação privilegiada, omissão de fatos relevantes, manipulação da boa‐fé, espionagem ou obtenção de planos e ações dos competidores por métodos ilícitos.

E) Relacionamento com o Setor Público e Órgãos Oficiais

A Desk Manager desempenha um bom relacionamento com todas as entidades públicas municipais, estaduais e nacionais. Assim, é necessário que todos os colaboradores:

a) Conheçam, respeitem e cumpram as normas internas relativas ao relacionamento com o setor público;

b) Não manifestem, no exercício de sua função, opinião sobre atos ou declarações de agentes públicos e nem façam qualquer comentário de natureza política;

c) Não realizem oferta, pagamento, promessa de pagamento ou autorização para pagamento de qualquer quantia de dinheiro, presentes ou objeto de valor a qualquer autoridade ou funcionário público;

d) Não tentem influenciar qualquer ato ou decisão de autoridade ou funcionário público; e

e) Não induzam autoridade ou funcionário público a praticar qualquer ato em violação dos seus deveres legais.

A Desk Manager repudia qualquer forma de corrupção, bem como realiza treinamentos contínuos para suas equipes quanto às normas trazidas pela Lei Anticorrupção Brasileira e pela Lei Sobre os crimes de “Lavagem” de Dinheiro.

F) Relacionamento com Meios de Comunicação e Mídias Sociais

Os colaboradores devem ter especial atenção em relação às redes sociais e demais mídias, e aplicativos, incluindo WhatsApp, não devendo divulgar mensagens ou imagens que não sejam públicas ou que não tenham sido divulgadas nos canais oficiais da Desk Manager.

Eventual manifestação que possa gerar má interpretação, envolvendo discriminação, assédio e injúria nas redes sociais ou em aplicativos de mensagem instantânea, ainda que não relacionada à Desk Manager, pode afetar a nossa marca e a reputação e vai contra os princípios defendidos neste Código.

Além disso, deve-se ter especial cuidado com dados sensíveis de demais colaboradores, clientes, fornecedores e parceiros, protegendo a privacidade deles, e não realizar declarações verbais ou escritas que possam afetar sua imagem ou contribuir para a divulgação de boatos.

G) Política de Relacionamentos entre os colaboradores ou com fornecedores, prestadores de serviços, agentes públicos, clientes ou concorrentes da empresa

Todo relacionamento entre colaboradores da empresa ou com fornecedores, prestadores de serviços, agentes públicos, clientes ou concorrentes da empresa, devem ser realizados e mantidos com especial exigência e cuidado, pautado sempre na transparência e apego estrito às sistemáticas estabelecidas Desk Manager.

Os colaboradores da Desk Manager devem evitar, entre si e com todos os fornecedores, prestadores de serviços, agentes públicos, clientes ou concorrentes da empresa, estabelecer um relacionamento, seja no âmbito pessoal ou comercial, que possa a vir a caracterizar situações de conflitos de interesses ou afetar o julgamento imparcial ou objetivo dessas eventuais situações.

V – Brindes, Presentes, Favores e Entretenimento

É muito comum que alguns fornecedores ofereçam presentes, brindes ou entretenimento para nós ou ainda que os ofereçamos aos nossos clientes. Não há nada de errado em oferecer ou receber brindes de parceiros, desde que não crie conflitos de interesse real ou aparente e não resulte na influência a uma decisão de negócios ou comprometa um julgamento independente da situação. Para isso, seguem algumas regras:

a) Podemos receber e dar presentes no valor de até meio salário mínimo, desde que não seja em dinheiro ou equivalente em dinheiro;

b) Presentes que superem esse valor devem ser devolvidos ou entregues ao time de Recursos Humanos, que o receberá em nome da empresa e promoverá sua destinação coletiva ou descarte;

c) Podemos receber e dar presentes de e para fornecedores, parceiros e clientes que já tenham uma relação com a Desk Manager, nunca aqueles que estejam em negociação.

d) Os presentes recebidos ou enviados devem ser lícitos;

e)O oferecimento e aceitação de brindes por parte de nossos colaboradores e terceiros que atuam em nosso nome é permitido, desde que os brindes sejam promocionais, públicos, não exclusivos e sem valor comercial;

f) Os presentes e brindes devem ser comprados diretamente pela Desk Manager, nunca pelo colaborador;

g) Não oferecemos nem recebemos presentes de/para órgãos e agentes públicos; e

h) Presentes e brindes têm natureza esporádica e não podem configurar remuneração ou vantagens, por isso, vale se atentar à frequência do recebimento ou envio.

Na dúvida, antes de aceitar ou enviar um presente, consulte nosso time de Recursos Humanos.

VI – Práticas de Diversidade

A Desk Manager valoriza a diversidade e está sempre em busca de trazer para dentro da empresa pessoas com diferentes pontos de vista, formações, gêneros, raças, talentos e experiências. A empresa entende que a diversidade é uma vantagem competitiva.

Além disso, a Desk Manager entende o seu papel na sociedade e se esforça para criar um ambiente de trabalho inclusivo, livre de preconceitos, que permita o desenvolvimento e a assistência das necessidades individuais e coletivas, através de políticas de gestão de recursos humanos com igualdade de critério para todos os colaboradores, independentemente de raça, cor, credo, origem, idade, função, sexo, orientação sexual, orientação política, estado civil ou limitação física.

VII. Práticas de conformidade com as Leis Anticorrupção

As leis anticorrupção existem para assegurar a qualidade da gestão pública, missão que a Desk Manager também assume. Assim, não oferecemos, prometemos ou aceitamos pagar dinheiro ou qualquer coisa de valor a agentes públicos de qualquer país, seus familiares ou qualquer pessoa a eles ligadas, com a intenção de fazer ou reter negócios. Isto é, não permitimos subornos, propinas, pagamentos “facilitadores” a qualquer funcionário do governo em nome da Desk Manager ou em seu interesse e não praticamos atos que visem fraudar, frustrar, impedir ou perturbar licitações ou atos licitatórios.

O Programa de Compliance da Desk Manager é a demonstração do nosso compromisso com a conformidade e conduta ética.

5. Denúncias

Reportar uma preocupação sobre eventual violação a este Código é uma responsabilidade de todos. Assim como, o reporte de qualquer suspeita de má conduta pode ajudar a evitar ou limitar danos à Desk Manager e à sua reputação. Caso tenha preocupações em relação a uma conduta não ética ou suspeite de uma possível violação deste Código, de qualquer política, procedimento da Desk Manager ou lei, você deve reportá-las imediatamente.

Reportar nem sempre é uma tarefa fácil, por isso, e para garantir o anonimato e um maior conforto, temos nosso Canal de Ética. Entretanto, para que possamos investigar, muitas vezes é importante que se saiba quem está reportando uma preocupação. E, neste caso, é absolutamente assegurado o sigilo desta informação, que ficará restrita ao grupo Canal de Ética, exclusivamente. Após a investigação, o Canal de Ética será ainda responsável por lhe retornar com as medidas corretivas adotadas e/ou o resultado alcançado, na medida em que isso seja possível.

A Desk Manager proíbe também qualquer forma de retaliação contra qualquer pessoa que faça algum reporte de boa-fé ou que participe de alguma investigação. Por outro lado, fazer uma denúncia de má fé ou que se saiba falsa, é também considerado um ato de má conduta, passível das medidas disciplinares aqui previstas.

6. Medidas Disciplinares

O descumprimento do Código de Conduta e Ética, de conhecimento de toda a comunidade da Desk Manager, não é admitido e é passível de punições, como:

a) Advertência por escrito;

b) Suspensão;

c) Demissão;

d) Encerramento motivado do relacionamento com o fornecedor ou prestador de serviços da Desk Manager; e

d) Ajuizamento de ações judiciais cabíveis.

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