Documentos. Assistência técnica. Controle. Organização. Todas essas palavras têm a ver com o que é ordem de serviço. Você pode nunca ter entendido, de fato, o significado desse termo, mas hoje isso vai mudar.
Entender o que é ordem de serviço é essencial para se ter maior controle sobre suas operações internas e fazer uma boa gestão.
Ao entender esse termo, você perceberá que o uso de uma ordem de serviço irá potencializar os resultados da empresa a partir de uma maior organização dos seus processos internos.
Sendo assim, continue a leitura do nosso artigo. Ao final do mesmo, você saberá o que é ordem serviço e, ainda, como aplicá-la dentro da sua empresa.
O que é ordem de serviço?
Para entendermos esse conceito, precisamos começar pelo começo. Compreender o que é ordem de serviço não é complicado.
A ordem de serviço, também chamada apenas de OS, é um documento que regulariza, e formaliza, a prestação de serviço de uma empresa para um cliente.
Simples, não é mesmo?
Usualmente, a ordem de serviço é utilizada por empresas que prestam assistência técnica em relação ao produto que vendem, ou serviço que oferecem, aos seus clientes.
Depois que o cliente comunica à empresa a respeito de sua necessidade, a empresa irá, então, emitir uma ordem de serviço.
Dessa forma, todos os departamentos da empresa, diferentes colaboradores, poderão ter acesso ao pedido e ciência de o que diz a ordem de serviço daquele cliente em específico.
Saiba o que deve constar em uma ordem de serviço
Para que você entenda com mais facilidade o que é ordem de serviço, precisamos falar sobre o que deve constar nesse documento.
Para considerarmos um documento como uma ordem de serviço, é necessário que a mesma contenha alguns dados específicos.
Dentre esses dados, podemos citar, principalmente, o tipo de serviço que será prestado, bem como os materiais necessários para que o mesmo seja realizado.
Ao elaborar a sua ordem de serviço, é importante lembrar que não basta colocar quais os materiais serão utilizados, mas também a quantidade de cada um deles.
Além disso, é preciso conter o nome do colaborador responsável por esse atendimento, a data de solicitação do serviço e a data em que o mesmo será finalizado.
Por último, precisamos destacar a necessidade de explicitar, na ordem de serviço, o motivo que levou o cliente a solicitar o serviço em questão.
Com esses dados, você já pode construir a sua ordem de serviço e, dessa forma, otimizar os seus processos internos.
Os benefícios do uso de uma ordem de serviço
Entender o que é ordem de serviço é muito importante, mas, melhor que isso é entender quais os benefícios, a partir do uso desse documento, podem ser aproveitados pela sua empresa.
Logo a seguir, iremos destacar alguns motivos que, temos certeza, farão você querer começar a usar a ordem de serviço ainda hoje. Vamos ver quais são?
Organização
Um dos primeiros, e mais visíveis, benefícios proporcionados pelo uso da ordem de serviço é a organização.
Você já imaginou fazer uma gestão de clienteseficaz sem o mínimo de controle dos serviços prestados?
Seria uma confusão total. E, infelizmente, muitas empresas ainda operam dessa forma. Contudo, o uso da OS muda esse contexto completamente.
Quando você sabe o que é ordem de serviço e coloca o uso desse documento na prática, seus processos internos são gerenciados de maneira mais efetiva , trazendo melhores resultados para o próprio cliente e, consequentemente, para a empresa.
Agilidade e otimização de processos
Já deixamos escapar em alguns momentos do nosso post que a ordem de serviço agiliza e otimiza os processos internos da empresa.
Isso é tão importante que queremos falar disso mais uma vez.
Ao fazer uso da ordem de serviço, a sua empresa terá muito mais organização dos dados dos seus clientes.
Dessa forma, os colaboradores podem ter acesso a esses dados de maneira simples e em um mesmo lugar: na ordem de serviço.
Com isso, tempo é poupado ao longo da execução de serviço porque a ordem de serviço é não somente fácil de ser localizada, mas também repleta de informações importantes.
Se você deseja saber mais sobre como automatizar processos internos, ganhando em eficiência e resultado, confira nosso artigo: Automação de processos: o que é e quando iniciar?
Benefícios ao planejamento financeiro
Você já parou para pensar que o planejamento financeiro da sua empresa pode ser beneficiado com o uso da ordem de serviço?
A relação entre financeiro e OS pode parecer distante, mas não é.
Analisando os benefícios citados anteriormente, podemos afirmar que, como a gestão de clientes é facilitada, o controle financeiro também será.
Quando falamos dos elementos que devem constar em uma ordem de serviço, mencionamos a data prevista para finalização do serviço.
É possível, também, adicionar um espaço para o status do serviço: em andamento, atrasado ou finalizado.
Dessa forma, é possível conferir se o as ordens de serviço que foram finalizadas já tiveram os seus pagamentos efetuados ou não.
Assim, o controle da quantidade de clientes inadimplentes é facilitado, bem como o controle e planejamento financeiro da empresa de maneira geral.
Maior segurança
É inegável que o uso da ordem de serviço proporciona maior controle dos dados e informações do cliente e, portanto, traz maior segurança.
A ordem de serviço é uma ferramenta de controle interno e de armazenamento de informações relevantes.
Aqui, vale destacar, um sistema que inclua a ordem de serviço de maneira automática no atendimento ao cliente é essencial.
Dessa forma, os dados não ficariam em papéis sujeitos a danos irreversíveis. A implementação de um software especializado em atendimento é o ideal para qualquer empresa que lida com atendimento ao cliente na assistência técnica.
Agora que você já sabe o que é ordem de serviço e os benefícios do seu uso, é a hora de aprender como elaborar um bom modelo de OS. Acesse o nosso post sobre o assunto e saiba tudo sobre como fazer a sua ordem de serviço. Para isso, basta clicar aqui.
