O que é inventário? Veja a importância desse documento na área de TI

Muitos gestores de TI não sabem o que é inventário e, assim, desconhecem a importância que esse documento tem para a área de TI.

Quem não sabe o que é inventário, não o faz e, muito menos, o mantém devidamente atualizado, não é mesmo?

Essa é a realidade de muitas empresas por diversos motivos. Algumas delas começam a crescer de maneira inesperada e, como consequência, desordenada.

Também é comum existir a falta de investimento na empresa, ou área de TI, e profissionais com pouco conhecimento a respeito de o que é inventário.

O documento é tão importante que não saber o que é inventário pode trazer consequências negativas para as empresas.

O inventário é importante não apenas para as operações de TI, mas também para aquelas empresas que atuam com maquinário e tecnologia.

Mas se você não sabe o que é inventário, não se preocupe. No artigo de hoje vamos falar a respeito da definição desse conceito e também de sua importância e aplicação nas operações de TI e outras que envolvem tecnologia.

O que é inventário?

Mas então, o que é inventário? O inventário de TI é um documento no qual são listados todos os ativos da empresa ou área.

Como exemplos desses ativos podemos citar os hardwares e os softwares, além dos próprios usuários. Podem existir outras classificações de ativos, mas essas são as principais.

Para que se entenda melhor, os hardwares são todos os dispositivos físicos que possuem conectividade a partir de uma rede. São os computadores, impressoras, notebooks, aparelhos de biometria, roteadores, entre outros.

Já os softwares são os chamados recursos intangíveis , dentre os quais podemos citar as licenças, os aplicativos, serviços em nuvem e sistemas de e-mail, por exemplo.

O usuário, como ativo, é tido como o conjunto de todas as informações pertinentes a ele mesmo. Por exemplo, tem-se a hora de login e logoff, os sistemas utilizados, as rotinas, entre outros.

Logo, o inventário é uma lista completa de todos os recursos com os quais a empresa, ou área de TI, tem disponíveis no seu cotidiano.

Em um inventário, para cada um desses ativos, ou recursos, costuma-se destacar alguns aspectos importantes. Por exemplo:

  • Os dados técnicos do ativo;
  • A data de compra;
  • O seu respectivo número de série;
  • Qual foi o local de instalação;
  • E qual foi a data da última manutenção ou atualização realizada.

Mais uma vez, podem existir outras informações disponíveis em um inventário para cada um dos ativos, mas essas são as mais comuns.

O inventário pode ser realizado pela própria equipe de TI e seus analistas, de maneira manual, ou em um planilha e, até mesmo, através da terceirização do serviço com empresas especializadas.

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Qual a importância de saber o que é inventário para uma empresa, ou área, de TI?

Se você não sabe o que é inventário, você não saberá como fazê-lo e como aplicá-lo dentro da sua empresa, ou área, de TI. Esse é o primeiro elemento que faz saber o que é inventário tão importante.

Hoje em dia, a transformação digital que estamos vivenciando trouxe um crescimento para área de TI que tem chamado a atenção de muitos investidores e, obviamente, dos profissionais do ramo.

Tal crescimento fez com que as demandas das empresas deste setor tivessem um aumento significativo.

Dessa forma, o inventário de TI se torna imprescindível para que empresa consiga de organizar da melhor forma diante das novas demandas que surgem para o setor.

Mas a importância em ter conhecimento a respeito deste conceito vai além disso. Saber o que é inventário e aplicá-lo no cotidiano da empresa traz inúmeros benefícios.

Nós vamos ressaltar os mais importantes para que você se convença de uma vez por todas que é necessário implementar este documento na sua gestão.

Antecipação de problemas

Uma das grandes vantagens em saber o que é inventário e aplicá-lo na sua empresa é a antecipação de problemas técnicos.

Com as informações que o inventário traz, quando devidamente atualizado, é possível prever problemas que podem estar por acontecer.

Como exemplo, podemos citar a falta de armazenamento e a atualização de softwares.

Através do inventário, pode-se saber ao certo quais são as limitações de cada ativo e, dessa forma, preparar-se diante de eventuais dificuldades.

Detecção de softwares maliciosos

Como os softwares são ativos dentro da TI, ao realizar o inventário com suas devidas atualizações periódicas , o gestor de TI pode ter o conhecimento de algum software que foi instalado inadvertidamente.

Assim, é possível evitar que o software malicioso seja espalhado por toda a rede trazendo ainda mais prejuízo.

Controle do suporte e da garantia

Usualmente, todas os ativos possuem uma data de garantia de acordo com a sua fábrica e essa informação deve estar presente no inventário.

Sua importância consiste no fato de que se algum problema acontecer, é necessário que o gestor saiba se ainda possui o direito a auxílio por parte do seu fornecedor.

Controle de uso

O controle de uso possibilitado pelo inventário de TI é relativo ao uso dos seus próprios clientes ou seja, as empresas ou departamentos internos que sua TI atende.

Em alguns casos, quando um problema é detectado, sua origem pode não estar no ativo em si, mas sim na falta de conhecimento da pessoa em utilizar tal ferramenta.

Dessa maneira, através do inventário de TI, tem-se como identificar se o problema é mesmo no ativo ou não.

Além destes benefícios que destacamos para você, o inventário de TI traz uma organização que é indispensável para o sucesso da empresa.

A demanda de serviços, o volume de trabalho e o fluxo de informações dentro da TI precisam ser organizados para que bons resultados sejam de fato alcançados.

Nesse sentido, podemos afirmar que o inventário de TI é uma forma de obter essa organização de forma simples e eficaz.

Mas como destacamos algumas vezes ao longo do nosso artigo, é importante saber o que é inventário, aplicá-lo na sua empresa e, ainda mais, realizar a sua atualização periódica. Para saber mais sobre este assunto, confira o conteúdo que separamos para te ajudar: O que é controle de inventário de TI e 5 motivos para utilizá-lo.

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