A ordem de serviço é um documento de muita importância no serviço de empresas de diferentes ramos de atuação. Sendo assim, é essencial que você saiba como fazer um modelo de ordem de serviço.
Hoje em dia, em diversos segmentos de mercado, a demanda pelos serviços oferecidos é alta.
Você pode pensar em uma loja de roupas. Existem muitas pessoas querendo comprá-las. Podemos pensar, até mesmo, em um loja de consertos de relógio e outros acessórios. A demanda é alta. Se pensarmos em uma empresa de serviços de TI, o cenário atual não é diferente: a demanda também é alta.
O nosso mercado consumidor é extenso e, também, intenso. Dessa forma, existem consumidores para os mais diversos tipos de serviços.
Mas o que isso tem a ver com modelo de ordem de serviço? Bom, tudo.
Com o passar do tempo e aumento da demanda, fica impossível manter a organização dos processos internos com base na comunicação verbal e memorização.
Sabemos que a organização interna é essencial para o sucesso do empreendimento e qualidade do serviço prestado.
Nesse sentido, ter um bom modelo de ordem de serviço e fazer uso constante desse documento são práticas que não podem ser dispensadas em uma empresa.
Você sabe o que é ordem de serviço? Para que você compreenda o modelo de ordem de serviço que vamos apresentar, é necessário você saber o que é esse documento e qual a sua finalidade.
Por isso, antes de te mostrar um bom modelo de ordem de serviço, queremos rever esse conceito com você. Vamos lá? Continue a leitura para saber mais.
O que é ordem de serviço?
A ordem de serviço, que também pode ser chamada de OS, é, como já destacado, um documento de muita importância para a organização da gestão de clientes e processos de uma empresa.
A OS é um documento que formaliza a prestação de serviço entre as partes envolvidas: a empresa contratada e o cliente, a parte contratante.
Sendo assim, a ordem de serviço é descrita como um documento que, além de formalizar o serviço, irá detalhar informações importantes relativas ao que será realizado.
Normalmente, a ordem de serviço é mais utilizada por empresas que prestam serviços de assistência técnica.
Por exemplo, se pensarmos em uma empresa de TI, a ordem de serviço irá fazer um registro de tudo o que é importante em relação ao serviço no momento de abertura do chamado.
Usualmente, a ordem de serviço é descrita como um documento que, além de formalizar o serviço, irá detalhar informações relativas ao que será realizado.
Ainda, vale destacar, a ordem de serviço pode ser atualizada conforme a prestação do serviço.
Caso seja identificada a necessidade de realizar algo além daquilo que foi, inicialmente, descrito na ordem de serviço, será necessário atualizar a OS.
Dessa forma, a ordem de serviço é elaborada com base naquilo que será necessário para desempenhar o serviço.
Para que você entenda melhor o que é ordem de serviço, iremos falar, logo a seguir, quais dados devem constar em uma OS. Fique de olho.
Saiba o que uma ordem de serviço deve conter
Para que o documento seja considerado uma ordem de serviço, é necessário contar com algumas especificações importantes.
Sendo assim, na ordem de serviço são indicados a data do atendimento, os materiais que serão utilizados, bem como o prazo para que o serviço seja executado.
Mas vale destacar que não adianta mencionar apenas qual material será utilizado. É preciso escrever qual é a quantidade de cada material que será utilizada.
Além disso, a ordem de serviço irá especificar dados importantes do cliente. Como nome, endereço e formas de contato.
Ainda, é preciso conter o motivo que levou ao atendimento e à criação da OS, e o nome do colaborador da empresa que é responsável por esse serviço e o número do documento.
É importante, ainda, que a ordem de serviço tenha um espaço para atualização de status. Assim, é possível acompanhar o andamento do serviço.
O serviço está em dia? Está atrasado? Ou já foi finalizado e a OS pode ser arquivada? O campo de status te dará essa informação com precisão.
Parece que tem muita coisa em uma OS? Para não se confundir no momento de elaborar o seu modelo de ordem de serviço, faça um checklist como o nosso a seguir:
- Data de solicitação do atendimento;
- Motivo da OS;
- Problema identificado;
- Solução apresentada;
- Número da ordem de serviço;
- Dados do cliente;
- Materiais utilizados e suas quantidades;
- Tipo de serviço que será prestado;
- Prazo para conclusão do serviço;
- Nome do colaborador responsável pela ordem de serviço;
- Tempo gasto no atendimento da OS;
- Data de solução do atendimento;
- Status da OS.
Na hora de elaborar o seu modelo de ordem de serviço, verifique se todas essas informações estão presentes e, então, você terá a sua OS pronta.
Mas vamos ao que interessa, não é mesmo?
Saber a teoria, o conceito de OS e o que deve conter na mesma é de extrema importância. Mas agora é o momento da prática, no qual vamos te mostrar um bom modelo de ordem de serviço.
Um bom modelo de ordem de serviço
Ter uma ordem de serviço na sua empresa já é um grande passo. Contudo, se essa OS não for eficaz, contendo desfalque nas informações apresentadas, o uso de tal documento pode trazer dores de cabeça.
Por esse motivo, é essencial fazer uso de um bom modelo de ordem de serviço. A seguir iremos te mostrar um modelo completo, com praticamente tudo o que você precisa incluir na sua OS.
Elaborar uma OS pode ser mais simples do que aparenta. Entretanto, é necessário ter cautela para que não se omita nenhum dado importante.
Sendo assim, preste atenção. Use o checklist. E não deixe de manter as suas ordens de serviço constantemente atualizadas.
Hoje em dia, existem alguns softwares que geram a ordem de serviço automaticamente. É o caso da Desk Manager.
Dessa forma, é garantido que você fará uso de um bom modelo de ordem de serviço para o gerenciamento dos seus chamados. Você pode testar o nosso serviço, gratuitamente, clicando aqui.
