Gestão de tempo: como ajudar sua equipe a ser mais produtiva

Gestão de tempo e produtividade são um desafio e um pré-requisito essencial para o bom desempenho de quaisquer processos organizacionais.

O desafio é ainda maior para gestores e líderes de equipe, que precisam manter os colaboradores engajados e motivados sem recorrer a uma cobrança exagerada.

Mas alcançar metas, aproveitar bem o tempo dedicado ao trabalho e obter a máxima produtividade dentro das próprias tarefas diárias são objetivos totalmente plausíveis, até mesmo nas empresas com as rotinas mais intensas.

Gestão de tempo e produtividade não têm a ver com um posicionamento rígido ou com cobranças constantes. Essa visão pode, inclusive, fazer com que a equipe produza menos.

Na verdade, a gestão de tempo e a produtividade podem ser vistas como uma estratégia aplicada para administrar o tempo disponível para a realização de determinada tarefa. 

E, se estamos falando de uma estratégia, é fundamental que a gestão de tempo receba a devida atenção em comparação com as outras missões do gestor de um negócio.

Promover uma boa gestão de tempo significa controlar a quantidade de tempo disponível de acordo com cada atribuição a ser desempenhada para que todas as metas sejam alcançadas dentro do período disponível.

Porém, se você ainda se sente inseguro ou confuso quanto a essa missão, os próximos tópicos deste artigo vão te ajudar.

Vamos explicar como as técnicas e estratégias de gestão de tempo podem te ajudar a ser mais produtivo, além de apresentar algumas formas práticas e eficientes de aplicá-las.

Continue a leitura!

Como as estratégias e técnicas de gestão de tempo e produtividade podem te ajudar?

Muitos gestores só perceberam a necessidade de pensar sobre gestão de tempo e produtividade a partir da ascensão do home office.

Mas a verdade é que este é um assunto importante seja qual for o contexto e o modelo de prestação de serviços adotado em sua empresa.

É plenamente possível se posicionar como um líder que ajuda a sua equipe a gerir melhor o tempo disponível, melhorando a produtividade e alcançando metas cada vez mais ousadas.

E isso não precisa levar o colaborador ao burnout, comprometer o relacionamento interno ou prejudicar o clima organizacional.

Pelo contrário, você pode liderar pelo exemplo mostrando sua própria gestão de tempo, permitindo que seus colaboradores trabalhem com autonomia e independência. 

A supervisão constante e o controle definitivamente não são os responsáveis pelo aumento da produtividade nem pela realização das demandas no tempo previsto.

Esses resultados estão mais ligados ao estabelecimento da organização adequada das demandas e com a aplicação de estratégias e técnicas direcionadas para a produtividade.

Não se trata, portanto, de cumprir um número mínimo de tarefas ao longo de um dia de trabalho e riscá-las da sua lista de demandas.

A proposta é que você e sua equipe façam as tarefas sem terminar o dia com a sensação de esgotamento mental.

Dessa forma, haverá um estímulo constante aos bons índices de desempenho tanto individual quanto coletivo das equipes.

5 práticas fundamentais para uma boa gestão de tempo

Existem diversas técnicas específicas de gestão de tempo e produtividade focadas no melhor aproveitamento possível das horas de trabalho.

Falaremos sobre algumas delas ainda neste artigo, mas, antes disso, vamos abordar as principais práticas de gestão de tempo, que, inclusive, fornecem embasamento a essas técnicas.

Priorize

Uma boa gestão de tempo com vistas à produtividade tem sua raiz no foco mantido no trabalho ou tarefa mais significativa ou importante. 

Ou seja, se você tem uma lista de tarefas, mas não sabe qual delas é a mais significativa e que tem o maior peso para a obtenção dos resultados esperados, você não está promovendo uma boa gestão de tempo.

É preciso ordenar de forma estratégica o seu trabalho com base em critérios como impacto, prazos e esforço necessário. 

Isso, é claro, pode ser estendido para as tarefas a serem delegadas e serve como uma base fundamental para qualquer estratégia prática de gestão de tempo e produtividade.

Acrescente pausas ao seu cronograma

A necessidade de elaborar um planejamento e um cronograma para a execução das tarefas é plenamente explorada quanto o assunto é gestão de tempo e produtividade.

O que raramente ganha o destaque merecido é a necessidade de incluir pausas em seu cronograma.

Até mesmo as pessoas mais produtivas precisam de um tempo adequado para descansar e recarregar as energias.

Nenhum sistema ou técnica de gestão de tempo e produtividade deve ser sinônimo de trabalho constante e obstinado. 

Seu cérebro literalmente precisa de pausas e, caso você não proporcione isso a ele, o resultado natural será a queda na produtividade.

É justamente por isso que a vigilância e o controle constante sobre a sua equipe não ajudam em termos de produtividade.

Reduza as distrações

Como vimos, o cérebro humano precisa de pausas e é para esses períodos de pausas que você deve reservar as possíveis distrações.

Nenhuma estratégia de gestão de tempo e produtividade vai causar um impacto significativo se você for constantemente incentivado a focar sua atenção em outra variável.

Isso vale para todas as distrações que um smartphone com conexão à internet pode representar, bem como para as outras abas do seu navegador que não correspondem à sua aba de trabalho.

Faça o seu melhor para minimizar as distrações, especialmente durante os momentos em que você está fazendo um trabalho que necessite de mais foco.

Mantenha-se organizado

Existem diversas ferramentas de gestão de tempo às quais você pode recorrer para manter a sua produtividade. 

Para não ter que ficar procurando por onde começar a cada dia de trabalho, você pode recorrer a uma delas. Mas tome cuidado para não utilizar diversas ferramentas a ponto de se perder entre diversas funcionalidades.

O objetivo é que você mantenha a organização das tarefas da maneira mais simples, objetiva e direta possível, de modo a não postergar o desenvolvimento de cada uma delas.

Portanto, tome cuidado para não complicar os seus fluxos, tornando-os ainda mais difíceis de executar.

Compreenda os seus picos de produtividade

Com frequência, determinadas diretrizes responsáveis por ótimos resultados obtidos por um determinado profissional não funcionam tão bem para uma outra pessoa.

Isso ocorre porque cada pessoa tem seus momentos de maior ou menor fluxo de energia, concentração e produtividade.

Ninguém melhor do que você mesmo para observar em que momento do dia a sua energia tende a diminuir ou aumentar.

Pode ser que você obtenha com facilidade um alto nível de concentração logo pela manhã, mas após o almoço tenha dificuldade para manter o foco.

Nesse caso, você pode dedicar a sua manhã ao trabalho mais intenso e limpar sua caixa de entrada após o almoço, por exemplo.

Prestar atenção em quando você está mais focado e energizado o ajudará a aproveitar ao máximo as horas mais energéticas.

Vamos ver em seguida algumas estratégias práticas que você pode aplicar a partir da compreensão desses princípios.

4 estratégias de gestão de tempo e produtividade para maximizar os seus resultados

Agora que você já está consciente a respeito da importância de cultivar uma visão estratégica quando o assunto é gestão de tempo e produtividade e conhece as práticas fundamentais para obter bons resultados nesse quesito. 

Vamos apresentar quatro das mais utilizadas técnicas de gestão de tempo. Veja os tópicos abaixo e descubra qual delas melhor se enquadra em suas necessidades.

Blocos de tempo

O método de gestão de tempo baseado em blocos de tempo consiste na divisão do seu dia de trabalho em segmentos de tempo e no desenvolvimento de uma tarefa específica em cada um deles.

Uma analogia interessante para compreender e aplicar essa técnica é a dos horários das aulas nas escolas.

Quando você estava na escola, provavelmente tinha seus horários rigorosamente divididos em aulas de aproximadamente 50 minutos.

Assim, era praticamente certo que às 11h você estaria, por exemplo, participando da aula de Português e que às 11h50 você estaria na aula de História. 

Essa divisão permitia que você estudasse diversos conteúdos e disciplinas ao longo de um dia de aulas, e você pode trazê-la agora para a sua rotina de trabalho.

Com a técnica do bloqueio de tempo, você cria blocos em sua agenda e atribui tarefas bem delimitadas a cada um deles.

Você pode, por exemplo, solucionar as demandas mais urgentes dos clientes entre as 14h e às 15h, atender a novos chamados das 15h às 16h e analisar os resultados das pesquisas de satisfação das 16h às 17h.

A princípio, seguir esse método pode parecer uma ação muito rígida, mas ela te ajuda a estabelecer uma abordagem mais proativa na realização das tarefas.

Quando você não conta com um limite temporal, você corre o risco de dedicar todo o tempo disponível a apenas uma tarefa ou, pior, acabar trabalhando por muitas horas extras.

Técnica Pomodoro

A técnica pomodoro consiste em dividir o seu dia de trabalho em intervalos curtos de tempo (normalmente de 25 minutos) em que você deve se manter totalmente concentrado nas tarefas.

Esses períodos de grande concentração devem ser intercalados por intervalos (normalmente de 5 minutos) que você utiliza para descansar.

Você também pode utilizar intervalos diferentes dos sugeridos tradicionalmente por esta técnica de gestão de tempo. O importante é manter o foco durante cada intervalo.

Isso vai te ajudar a não se sentir desmotivado ao olhar para uma lista enorme de tarefas que parecem uma bola de neve e precisam ser desempenhadas ao longo do seu dia.

Você vai visualizar sua missão de forma mais fracionada e vai conseguir colocá-la em prática com base na divisão em blocos curtos de tempo.

Assim, basta definir um cronômetro e se dedicar ao máximo a cada tarefa ao longo daquele tempo.

Quando o cronômetro disparar, você faz uma pausa de cinco minutos e repete o processo por quatro vezes.

Ao final do quarto ciclo, é hora de fazer um intervalo maior, de 20 minutos. Assim, sua rotina adquire uma organização equilibrada e não se torna exaustiva.

Os intervalos regulares podem parecer contra-intuitivos, mas geram um grande impulso para a sua produtividade.

Por outro lado, o senso de urgência vai aumentar o seu foco e, como a maioria das pessoas é naturalmente competitiva, você deve passar a competir consigo mesmo se propondo a fazer o máximo possível naquele intervalo de tempo.

Princípio de Pareto

O princípio de Pareto também é chamado de regra 80/20 e afirma que 80% dos resultados de determinada ação dizem respeito a apenas 20% do esforço a ela dedicado.

Assim, como a gestão de tempo tem a ver com a priorização do trabalho mais significativo em relação àquele que gera menos resultados, esse raciocínio é plenamente aplicável.

O que você precisa fazer é analisar as tarefas presentes em sua lista e descobrir quais delas são as de maior impacto potencial para o alcance das suas metas.

Essas tarefas, que devem corresponder a aproximadamente 20% das ações presentes em sua lista, vão gerar 80% dos resultados que você precisa.

E, como vão gerar os maiores resultados, elas merecem prioridade e maior dedicação ao serem executadas.

É claro que você precisa considerar o cumprimento de 100% do seu objetivo. Portanto, a sua gestão de tempo também precisa considerar o intervalo necessário para os 80% de tarefas restantes.

Contudo, ao priorizar as tarefas que vão gerar os maiores resultados, você corre muito menos riscos de não conseguir cumprir a sua missão.

O princípio de Pareto não necessariamente vai te levar a priorizar as tarefas mais fáceis. Este não é o critério. 

O foco são os resultados, o impacto, e é esta lente que você deve utilizar ao analisar as tarefas.

Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é um gráfico de quatro quadrantes que ajuda você a categorizar todas as suas tarefas com base em sua urgência e importância ou impacto.

Para colocar em prática essa técnica de gestão de tempo e produtividade, você deve desenhar um quadrado e separá-lo em quatro quadrantes. 

Ao longo do eixo y, as duas caixas devem ser denominadas como “importante” e “não importante”. No eixo x, as classificações devem ser “urgente” e “não urgente”.

Em seguida, você deve categorizar cada tarefa da sua lista. Se, por exemplo, resolver uma demanda do cliente  é importante e urgente, a tarefa fica na caixa superior esquerda. 

Mas se determinada solicitação for importante e não urgente, ela deve ficar na caixa superior direita. 

Depois que todas as tarefas estiverem classificadas, você pode abordar cada categoria da seguinte forma:

• Urgente e importante: deve ser a primeira tarefa a ser executada;
• Urgente e não importante: se possível, essa tarefa deve ser delegada. Se não for possível, ela deve ser colocada em prática depois que você executar as tarefas urgentes e importantes;
• Não urgente e importante: você deve agendar um horário para realizar essa tarefa nas próximas semanas;
• Não urgente e não importante: essa tarefa pode ser eliminada da sua lista.

Também chamada de “matriz de priorização”, essa ferramenta te ajuda a filtrar uma longa lista de tarefas e selecionar os itens que requerem sua atenção imediata.

Assim, você não se perde em meio às muitas tarefas e não corre o risco de dedicar uma parte importante do seu tempo a tarefas que não merecem toda a sua atenção.

Concluindo

As técnicas expostas acima têm alto potencial para melhorar a sua gestão de tempo e produtividade sem tornar a rotina da sua equipe exaustiva.

Ao aplicá-las no desenvolvimento de suas próprias tarefas, você pode incentivar seus colaboradores a fazerem o mesmo.

O mais importante é entender a gestão de tempo como uma missão mensurável e alcançável que vai muito além das abstrações.

Para que todos compreendam isso, você pode investir em treinamentos e capacitações periódicos com vistas à aquisição de novas habilidades de forma constante.

A respeito desse aprendizado contínuo e sua aplicação nas metas de gestão de tempo e produtividade, leia nosso artigo sobre lifetime learning. Até o próximo conteúdo!