O trabalho remoto, que já era uma tendência antes da pandemia, tornou-se uma realidade nesse período dentro de muitas empresas, trazendo à tona conceitos como o de comunicação síncrona e assíncrona.
A compreensão das características relacionadas a cada um desses dois tipos de comunicação possibilita o melhor aproveitamento das vantagens de ambas.
Isso porque o trabalho remoto tende a continuar vantajoso para empresas dos mais diversos segmentos mesmo após a pandemia.
Passado o período de urgência em que esse tipo de trabalho precisou ser implementado, é hora de investir em estratégias de planejamento para extrair dele os melhores resultados possíveis.
Um dos grandes desafios do modelo de trabalho remoto é o controle adequado do tempo e da produtividade das equipes.
A organização do trabalho sem a presença física dos líderes, altera a dinâmica dos processos, as interações e a definição dos prazos.
Isso pode levar à sobrecarga de informações ou à perda de dados relevantes para o desenvolvimento das atividades, tanto por parte dos gestores quanto dos colaboradores.
Sendo assim, surge a necessidade de desenvolvimento de novas habilidades, por exemplo, de gestão do tempo e de utilização de novas ferramentas e técnicas.
Nesse contexto, os processos comunicacionais precisam ser estruturados no sentido de favorecer a velocidade das atividades, a produtividade e a tomada de decisões assertivas.
É nesse sentido que se torna fundamental a compreensão dos conceitos de comunicação síncrona e assíncrona e das vantagens e desvantagens de cada uma delas.
E é sobre isso que iremos falar nos próximos tópicos. Continue a leitura!
Diferença entre comunicação síncrona e assíncrona
Para entender como a sua empresa pode aplicar a comunicação síncrona e assíncrona da maneira mais vantajosa possível, vamos começar explicando os conceitos.
A comunicação síncrona é aquela que ocorre em tempo real, ou seja, a pessoa que quer comunicar envia a mensagem e, em seguida, o receptor envia a resposta.
As comunicações que ocorrem nas reuniões, são exemplos de comunicação síncrona, assim como toda conversa desenvolvida presencialmente.
Porém, a comunicação síncrona também pode ocorrer de forma remota. Não é necessário que as pessoas envolvidas estejam em um mesmo ambiente físico.
As ligações telefônicas e as reuniões virtuais são os principais exemplos de comunicação síncrona remota.
Esse tipo de comunicação pode ser utilizado em situações diversas, como quando é necessário tratar de assuntos urgentes ou criar conexão entre a equipe.
Já a comunicação assíncrona é a mais utilizada quando o modelo de trabalho é o home office. Trata-se de um tipo de comunicação sem conexão de espaço e de tempo.
Ou seja, a ideia de assincronicidade pressupõe o envio da mensagem pelo comunicador e a emissão da resposta de acordo com a disponibilidade do receptor ou com um acordo pré-estabelecido.
Portanto, a comunicação assíncrona não ocorre simultaneamente. Ela pode até envolver, por exemplo, a troca de e-mails entre pessoas que estão dentro de uma mesma empresa, mas sempre é mediada por uma ferramenta de comunicação.
Esse é o tipo de comunicação mais utilizado quando a empresa opta pelo trabalho remoto e funciona bem para a organização das demandas recorrentes.
Você pode utilizá-la, por exemplo, para combinar prazos, explicar tarefas a serem executadas e desenvolver cronogramas.
Comunicação síncrona: vantagens e desvantagens
Como é possível perceber, há situações mais propícias para a utilização de cada uma das duas modalidades de comunicação aqui tratadas.
A partir da análise das vantagens e desvantagens de cada uma delas, você pode estabelecer qual é o mais adequado para as situações comunicacionais do seu negócio.
Vamos ver, então, as principais vantagens da comunicação síncrona:
- Interações mais profundas entre os diferentes componentes das equipes e entre as equipes e os gestores, independentemente dos contatos serem presenciais ou mediados;
- A exposição de argumentos e o brainstorming funcionam mais eficientemente nos debates ao vivo e as discussões tornam-se mais proveitosas;
- Como o fluxo não é interrompido até que se chegue a um acordo ou conclusão, a produtividade tende a aumentar.
Mas também há desvantagens envolvidas nesse modelo comunicacional, como por exemplo:
- O desvio de foco pode ocorrer quando é necessário interromper o fluxo de uma atividade urgente ou de grande relevância para participar de uma reunião;
- O trabalho remoto permite às empresas a contratação de colaboradores capacitados independentemente de sua localização física. Porém pode haver uma dificuldade no estabelecimento dos horários para as reuniões por conta dos fusos horários variados;
- Problemas técnicos podem atrasar o andamento dos projetos. Quando uma reunião por streaming é interrompida porque a tecnologia falhou, se o problema demorar a ser resolvido, ela precisará ser reprogramada.
Comunicação assíncrona: vantagens e desvantagens
Vejamos agora os prós e os contras da comunicação assíncrona, começando pelos prós:
- Quando não há uma pressão para o envio de respostas imediatas diante do recebimento de uma mensagem, ganha-se em em flexibilidade, concentração e qualidade das respostas elaboradas;
- A empresa pode integrar colaboradores espalhados ao redor do mundo e os fusos horários diferentes não representarão grandes problemas;
- A qualidade das interações e, consequentemente, os resultados dos projetos tendem a melhorar;
- A gestão do conhecimento e a troca de informações são facilitadas;
- As rotinas dos colaboradores tornam-se mais flexíveis e eles ganham em qualidade de vida.
Por outro lado, as desvantagens da comunicação assíncrona são as seguintes:
- Dificuldade de identificação das ações que precisam ser colocadas em prática imediatamente, o que pode representar uma queda na produtividade;
- Necessidade de elaboração de mensagens mais detalhadas para que as informações não se percam e os planos sejam cumpridos;
- Sensação de isolamento e dificuldade de lidar com situações que necessitam de um retorno imediato.
Qual é o modelo ideal?
Como foi possível inferir ao longo dos tópicos acima, os modelos de comunicação síncrona e assíncrona podem ser utilizados de acordo com o tipo de demanda.
O ideal é que a sua comunicação interna se baseie em um misto dos dois modelos, pois tudo depende do contexto.
Em alguns casos, a comunicação síncrona é mais favorável para que o interlocutor compreenda inteiramente a mensagem que está sendo emitida.
Em outras situações, porém, pode haver um foco na necessidade de registro ou de um planejamento minucioso do conteúdo da mensagem, o que sugere uma comunicação assíncrona.
O importante é que considerando todas as situações comunicacionais da sua empresa, o resultado seja sempre uma comunicação assertiva.
Para garantir que haja assertividade em qualquer comunicação síncrona e assíncrona nas rotinas do seu negócio, acesse também nosso artigo sobre comunicação assertiva. Boa leitura!
