Gerenciar uma equipe não é uma tarefa muito fácil. No papel de gestor, você já deve ter enfrentado ou enfrenta o problema de centralização, não é mesmo?
Se a resposta for positiva, provavelmente você já deve ter enfrentado problemas como: não conseguir cumprir certos prazos, projetos foram deixados de lado e tarefas importantes não foram priorizadas.
São por estes e outra infinidade de motivos que delegar tarefas é uma forma eficiente de gerenciar sua equipe e atividades.
No post de hoje, abordaremos a importância de delegar e gerenciar as tarefas de sua equipe. Vamos lá?
O que é delegar?
De acordo com o Dicionário Aurélio, a palavra “delegar” significa conceder poderes ou obrigações à outra pessoa. Ação, que, no entanto, não é exatamente simples, não é mesmo? Delegar exige confiança de que a outra pessoa será capaz de executar a tarefa com destreza e de acordo com os padrões exigidos.
Contudo, apesar de demandar tempo e esforços a curto prazo para receber resultados a longo prazo, não é motivo para desanimar. Os autores COATES&BREEZE (2000, p.7) afirmam que “delegar não é algo que ajuda somente a você; é um procedimento que também dá a seus funcionários abertura para se desenvolverem”. Em outras palavras, é um processo muito vantajoso. Mas, que vantagens são essas?
As vantagens de delegar e gerenciar tarefas
Ainda segundo COATES&BREEZE (2000), podemos citar como vantagens para delegar tarefas as seguintes:
- Tempo para o gerente executar tarefas que realmente são sua função;
- Aumento das capacidades e competências dos colaboradores devido à maior aprendizagem advinda das oportunidades e responsabilidades de realizar novas tarefas;
- Flexibilidade para organizar o trabalho, possibilitando programas as tarefas de cada colaborador da equipe e ainda dispor de recursos alternativos;
- Permite que você pense, pesquise, discuta e se desenvolva para os resultados estratégicos da empresa.
Como delegar e gerenciar tarefas?
COATES&BREEZE (2000) sugerem que nos façamos 10 perguntas antes de delegar uma tarefa:
1) O que você pode delegar?
2) A quem você pode delegar?
3) Quanto você pode delegar?
4) Quais as necessidades de aprendizagem e supervisão?
5) Como motivar os colaboradores a fazer a tarefa?
6) Como fazer a supervisão e ajudar na aprendizagem?
7) Como será o sistema de controle?
8) Quem será incumbido de realizar cada tarefa?
9) Como você dirá às pessoas o que fazia e quem atualmente será o responsável pela tarefa?
10) Como tornar a tarefa de delegar uma rotina normal da prática gerencial?
Os autores ainda destacam que, basicamente funciona como um processo de recrutamento e seleção, ou seja, você, no papel de gestor, precisa determinar: qual a tarefa, quem é a pessoa ideal, como as pessoas receberão e aprenderão a tarefa delegada e como e quando poderão exercer as atividades por conta própria.
Essas perguntas, entretanto, não servirão de nada se alguns passos ficarem de fora. A seguir, veja quais são eles:
- Conheça a sua equipe: Antes de qualquer outra coisa, este é o elemento principal. Não será possível delegar tarefas se você não compreender o perfil de cada colaborador: seus anseios, aspirações, sonhos e angústias.
- Clareza na explicação das tarefas: Seja claro na hora de explicar qual a tarefa a ser realizada, qual o objetivo a ser atingido e o resultado esperado. Neste item, seria interessante utilizar relatórios tanto para a explicação como para após a realização da atividade.
- Definição de prazos: É fundamental que a equipe trabalhe com prazos. Será útil não só para mensuração de resultados, como para a programação de tarefas. Aqui outra vez os relatórios se tornam úteis.
- Prestação de suporte: É importante demonstrar para sua equipe que você, como gestor, estará presente sempre que precisarem tirar dúvidas sobre as novas atividades ou desejarem compartilhar suas ideias.
- Definição de responsabilidades: Assim como na clareza sobre as atividades, também é preciso ser transparente na hora de definir as responsabilidades. Dessa maneira, ninguém irá interferir no trabalho do outro e também será fácil medir o desempenho da equipe como um todo e individualmente.
- Utilização de ferramentas eficientes: Abuse da tecnologia! Atualmente, temos à disposição um universo de aplicativos e programas para auxiliá-lo na tarefa de delegar e gerenciar tarefas. Um exemplo disso é a nossa ferramenta, que pode ser utilizada não só para delegar as tarefas da equipe como também para acompanhar o progresso de cada membro.
Como você pôde perceber, delegar e gerenciar tarefas é o papel principal de todo e qualquer gestor. Apesar disso, sabemos que não se trata de uma atividade fácil. Por isso, esperamos que nossas dicas tenham o auxiliado a enxergar este processo como um todo e começar delegar!
Gostou do texto? Já sabia da importância de delegar tarefas para sua equipe? Aplique que você aprendeu neste post e depois conte-nos sua experiência!
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