Este Código está destinado a presentar una recopilación de nuestras políticas de Cumplimiento y los valores de Desk Manager, siendo estas directrices aplicadas a todos los empleados, proveedores, socios y clientes.
El presente Código de Conducta y Ética (“Código”) traduce la esencia, los pilares, las reglas y normas de conducta en las que se fundamentan las actividades de DESK MANAGER SOFTWARE LTDA. (“Desk Manager”).
A través de estas normas y pilares, Desk Manager busca cada vez más una gestión y actuación cohesivas y enfocadas en la constante búsqueda de elevados estándares éticos de gobernanza y sostenibilidad empresarial, valorando la sostenibilidad, la diversidad, la inclusión social, la promoción de la seguridad en sus lugares de trabajo, así como la realización de sus empleados.
De esta manera, el Código explica los estándares que deben seguirse en la conducción de actividades y vivencia de nuestros pilares y la legislación aplicable.
Este Código está destinado a todos los empleados de Desk Manager, independientemente del nivel jerárquico, y a los grupos de relación referenciados en este documento, como consultores, contratistas, representantes, distribuidores, proveedores y prestadores de servicios (los “terceros”), o cualquier otro socio comercial que actúe en nombre de Desk Manager.
En este sentido, su cumplimiento integral es responsabilidad de cada uno, debiendo ser parte integrante de las tareas de trabajo, las rutinas de todos los líderes, y servir como medida de desempeño de nuestra organización.
Desk Manager posee cuatro pilares básicos, basados en Asociación, Confianza, Transparencia y Mejora Continua, que guían el comportamiento de todos los vinculados a la organización, basados en sus valores y cultura.
Asociación: Valoramos el respeto y la acogida de todos. No importa la orientación sexual, etnia, religión u orientación política. Estimulamos que cada uno encuentre su propia alquimia de esencia: lo que lo hace único, sus principales competencias y atributos;
Confianza: Todos estamos integrados y nos movemos colectivamente, porque entendemos la importancia y el impacto de todo lo que somos y hacemos;
Transparencia: Para alcanzar los resultados que esperamos, la comunicación debe ser transparente y accesible;
Mejora continua: Construir nuestro camino es una tarea colectiva. Aprendemos y cometemos errores juntos. Nos ayudamos mutuamente a encontrar nuevas formas de resolver desafíos. Al fin y al cabo, para Desk Manager, no hay desafío sin solución.
Basado en estos valores, el Código de Desk Manager proporciona directrices para orientar su conducta, acciones y decisiones, para que la credibilidad de la empresa sea siempre preservada. Así, mucho más que un simple documento, este Código debe guiar todas las relaciones que forman parte de una relación profesional y ser reflejo de la conducta de estos.
I – Integridad Profesional y Personal
Desk Manager valora la integridad profesional y personal de todos sus empleados. De este modo, es responsabilidad de todos:
a) Asumir la responsabilidad de los actos que se practiquen en el ejercicio de actividades, especialmente por el mantenimiento de toda la información, registros y demás documentos íntegros, precisos y completos;
b) Está prohibido el uso de información obtenida y/o manejada en el ámbito de Desk Manager para todos los fines, durante o después de la finalización de su relación con Desk Manager;
c) Cooperar con las autoridades públicas en la conducción de investigaciones, auditorías e inspecciones, sin interferir o influir indebidamente en su realización;
d) Utilizar todos los equipos proporcionados por Desk Manager de manera adecuada, así como el correo electrónico corporativo y otras aplicaciones, de manera compatible con el ejercicio de sus actividades profesionales y de acuerdo con los intereses de Desk Manager;
e) Estar consciente de que Desk Manager podrá, en cualquier momento, monitorear las computadoras de sus empleados, incluyendo archivos, carpetas, contenido de los correos electrónicos corporativos, identificación y verificación del contenido de las páginas consultadas en internet en el ejercicio de sus actividades, aplicaciones corporativas, entre otros;
f) Mantener buenas relaciones con todos los empleados de Desk Manager, con el objetivo de mantener una sinergia adecuada y colaborar para la ejecución eficaz de todas las actividades;
g) Nunca hacer o participar en propaganda política, propia o de terceros, escrita o hablada, incluso a través de camisetas, botones, adhesivos, banderas, correo electrónico, utilizando los activos de Desk Manager o actuando en su nombre;
h) Comunicar inmediatamente al superior jerárquico cualquier actividad o situación que pueda afectar sus responsabilidades profesionales o que pueda generar conflictos de interés reales o potenciales para Desk Manager;
i) No tener intereses financieros, personales o vínculos de cualquier tipo con una empresa que haga negocios con Desk Manager o, si los tiene, comunicar dicho interés y/o vínculo y, además, abstenerse de participar en la contratación del tercero en cuestión o en la gestión de su contrato para no caracterizar sospecha de favoritismo.
j) Informar al canal de Conducta y Ética acerca de cualquier proceso que pueda afectarlos, ya sea como supuestos responsables, testigos o cualquier otro título, que haya sido promovido por autoridades reguladoras, cuando la participación en dichos procesos se derive de sus actividades profesionales.
III – Relaciones Diversas
Desk Manager se relaciona a través de sus empleados, proveedores y socios con diversos sectores de la sociedad. Todas estas relaciones deben cumplir con los valores y directrices descritos aquí. Dado que cada sector tiene sus peculiaridades, las relacionamos a continuación.
Desk Manager no condona y, por lo tanto, rechaza la práctica de cualquier acto ilícito, y su compromiso es respetar la legislación brasileña, sus empleados, clientes, proveedores y toda la cadena de involucrados.
A) Relaciones en el Entorno de Trabajo
Desk Manager vela por la armonía y organización en el entorno de trabajo. Por lo tanto, es fundamental mantener equipos motivados en un proceso continuo de mejora profesional. Los Gerentes, responsables de personas y procesos, juegan un papel fundamental en la propagación y aplicación del Código de Conducta y Ética y deben mantener un entorno que fomente el respeto y el desarrollo personal y profesional. Por lo tanto, es el deber de todos los empleados:
a) Fomentar el trabajo en equipo, respetando la individualidad y buscando el consenso entre las personas;
b) Velar por el establecimiento de un entorno de trabajo digno y armonioso;
c) Rechazar conductas que puedan constituir acoso o discriminación de cualquier tipo, así como situaciones de falta de respeto hacia el ser humano y sus convicciones personales, políticas, religiosas, de género o sociales;
d) Fomentar el autodesarrollo de los empleados, proporcionando capacitación para el desempeño de sus actividades en el ámbito de la Institución; y
e) Manifestar sugerencias y/o críticas que puedan contribuir al desarrollo, evolución y racionalización de los procesos y procedimientos adoptados por Desk Manager a través del Canal de Ética.
Desk Manager sigue y valora el cumplimiento de la legislación y la ética, para garantizar la igualdad de oportunidades y el trato justo para todos y, por lo tanto, no aceptará ninguna manifestación ofensiva o embarazosa. Desk Manager rechaza cualquier forma de discriminación contra cualquier persona.
B) Relaciones con Clientes
Las principales características de Desk Manager son el servicio diferenciado y personalizado para todos sus clientes y está comprometido con el trato justo, ético y de acuerdo con la legislación aplicable.
Todos los empleados deben atender a los Clientes con profesionalismo, competencia, prontitud y empatía, proporcionando información clara, correcta, transparente y oportuna. Adoptando contratos de fácil comprensión, dejando claro los derechos y deberes de las partes, poniendo a disposición canales de servicio preparados para escucharlos con atención y capaces de resolver rápidamente solicitudes, quejas y sugerencias, tratando la información proporcionada por los clientes con confidencialidad.
Además, los empleados de Desk Manager deben prestar atención a las señales de advertencia, como solicitudes de pago en efectivo u otros métodos de pago inusuales que puedan conducir al incumplimiento de las leyes de prevención del lavado de dinero o financiamiento ilegal accediendo a los canales de denuncia para la evaluación del caso.
C) Relaciones con Proveedores/Prestadores de Servicios
La relación de Desk Manager con sus proveedores y prestadores de servicios se basa en la ética y siempre se establece bajo condiciones de mercado. Así, es imprescindible que sus acciones estén alineadas con los pilares, valores, políticas internas de Desk Manager y las leyes vigentes.
Desk Manager contrata proveedores y prestadores de servicios de manera imparcial, considerando criterios técnico-financieros, es decir, calidad, precio, plazo de entrega y servicio, utilizando un proceso de licitación claro y objetivo. Exigiendo de ellos el deber de confidencialidad de la información a la que tuvieron acceso antes o después de la selección y contratación, así como el cumplimiento de este Código, las normas internas y la legislación vigente.
Desk Manager no mantiene relaciones con proveedores y prestadores de servicios cuya reputación y actuación contradigan cualquier principio o disposición de este Código y aquellos que utilicen mano de obra infantil o mano de obra en condiciones análogas a la esclavitud, así como aquellos que no respeten el patrimonio ambiental, cultural y social de la comunidad en la que operan.
D) Relaciones con Competidores y el Mercado
Desk Manager rechaza cualquier práctica que pueda restringir el comercio o la libre competencia. Rechaza la práctica de formación de cárteles, fraude en licitaciones, abuso de poder o cualquier forma de restricción de mercado.
Así, los empleados deben basar sus acciones en el Principio de Competencia Leal, según la Ley No. 12.529/2011, Art. 36, y otras leyes relacionadas, evitando acciones que puedan interpretarse como anticompetitivas, monopolistas o, de cualquier manera, contrarias a las leyes internacionales o nacionales que controlan las prácticas competitivas del mercado, no manchando la imagen de los competidores y/o empresas a través de rumores y/o la difusión de información negativa, aunque sea verdadera. Además, no utilizarán prácticas como información privilegiada, omisión de hechos relevantes, manipulación de la buena fe, espionaje u obtención de planes y acciones de los competidores mediante métodos ilícitos.
E) Relaciones con el Sector Público y Órganos Oficiales
Desk Manager mantiene buenas relaciones con todas las entidades públicas municipales, estatales y nacionales. Por lo tanto, es necesario que todos los empleados:
a) Conozcan, respeten y cumplan las normas internas relacionadas con las relaciones con el sector público;
b) No manifiesten, en el ejercicio de su función, opiniones sobre actos o declaraciones de agentes públicos ni hagan ningún comentario de naturaleza política;
c) No realicen ofertas, pagos, promesas de pago o autorización para el pago de cualquier cantidad de dinero, regalos u objetos de valor a cualquier autoridad o funcionario público;
d) No intenten influir en ningún acto o decisión de la autoridad o funcionario público; y
e) No induzcan a la autoridad o funcionario público a realizar cualquier acto en violación de sus deberes legales.
Desk Manager rechaza cualquier forma de corrupción y realiza capacitaciones continuas para sus equipos sobre las normas establecidas por la Ley Anticorrupción Brasileña y la Ley de Crímenes de “Lavado” de Dinero.
F) Relaciones con Medios de Comunicación y Redes Sociales
Los empleados deben prestar especial atención a las redes sociales y otros medios y aplicaciones, incluyendo WhatsApp, y no deben divulgar mensajes o imágenes que no sean públicas o que no hayan sido publicadas en los canales oficiales de Desk Manager.
Cualquier manifestación que pueda generar una mala interpretación, involucrando discriminación, acoso e insulto en las redes sociales o en aplicaciones de mensajería instantánea, aunque no esté relacionada con Desk Manager, puede afectar nuestra marca y reputación y va en contra de los principios defendidos en este Código.
Además, se debe tener especial cuidado con los datos sensibles de otros empleados, clientes, proveedores y socios, protegiendo su privacidad, y no realizar declaraciones verbales o escritas que puedan afectar su imagen o contribuir a la difusión de rumores.
G) Política de Relaciones entre los empleados o con proveedores, prestadores de servicios, agentes públicos, clientes o competidores de la empresa
Todas las relaciones entre los empleados de la empresa o con proveedores, prestadores de servicios, agentes públicos, clientes o competidores de la empresa, deben llevarse a cabo y mantenerse con especial exigencia y cuidado, siempre basándose en la transparencia y el apego estricto a las sistemáticas establecidas por Desk Manager.
Los empleados de Desk Manager deben evitar, entre sí y con todos los proveedores, prestadores de servicios, agentes públicos, clientes o competidores de la empresa, establecer una relación, ya sea en el ámbito personal o comercial, que pueda caracterizar situaciones de conflicto de intereses o afectar el juicio imparcial u objetivo de estas situaciones eventuales.
V – Regalos, Presentes, Favores y Entretenimiento
Es muy común que algunos proveedores ofrezcan regalos, presentes o entretenimiento para nosotros o que los ofrezcamos a nuestros clientes. No hay nada de malo en ofrecer o recibir regalos de socios, siempre y cuando no cree un conflicto de intereses real o aparente y no resulte en influenciar una decisión comercial o comprometer un juicio independiente de la situación. Para ello, siguen algunas reglas:
a) Podemos recibir y dar regalos hasta el valor de medio salario mínimo, siempre y cuando no sea en dinero o equivalente en dinero;
b) Los regalos que superen este valor deben ser devueltos o entregados al equipo de Recursos Humanos, que los recibirá en nombre de la empresa y promoverá su destino colectivo o disposición;
c) Podemos recibir y dar regalos a y de proveedores, socios y clientes que ya tengan una relación con Desk Manager, nunca aquellos que estén en negociación.
d) Los regalos recibidos o enviados deben ser lícitos;
e) El ofrecimiento y aceptación de regalos por parte de nuestros empleados y terceros que actúan en nuestro nombre está permitido, siempre que los regalos sean promocionales, públicos, no exclusivos y sin valor comercial;
f) Los regalos y presentes deben ser comprados directamente por Desk Manager, nunca por el empleado;
g) No ofrecemos ni recibimos regalos de/a órganos y agentes públicos; y
h) Los regalos y presentes son ocasionales y no pueden constituir remuneración o ventajas, por lo que vale la pena prestar atención a la frecuencia de recepción o envío.
En caso de duda, antes de aceptar o enviar un regalo, consulte a nuestro equipo de Recursos Humanos.
VI – Prácticas de Diversidad
Desk Manager valora la diversidad y siempre está buscando traer a la empresa personas con diferentes puntos de vista, formaciones, géneros, razas, talentos y experiencias. La empresa entiende que la diversidad es una ventaja competitiva.
Además, Desk Manager entiende su papel en la sociedad y se esfuerza por crear un entorno de trabajo inclusivo, libre de prejuicios, que permita el desarrollo y la asistencia de las necesidades individuales y colectivas, a través de políticas de gestión de recursos humanos con igualdad de criterio para todos los empleados, independientemente de raza, color, credo, origen, edad, función, sexo, orientación sexual, orientación política, estado civil o limitación física.
VII. Prácticas de Cumplimiento con las Leyes Anticorrupción
Las leyes anticorrupción existen para asegurar la calidad de la gestión pública, una misión que Desk Manager también asume. Así, no ofrecemos, prometemos ni aceptamos pagar dinero o cualquier cosa de valor a agentes públicos de cualquier país, sus familiares o cualquier persona conectada a ellos, con la intención de hacer o retener negocios. Es decir, no permitimos sobornos, propinas, pagos “facilitadores” a ningún funcionario del gobierno en nombre de Desk Manager o en su interés y no practicamos actos destinados a defraudar, frustrar, impedir o perturbar licitaciones o actos licitatorios.
El Programa de Cumplimiento de Desk Manager es una demostración de nuestro compromiso con el cumplimiento y la conducta ética.
Informar una preocupación sobre una posible violación de este Código es responsabilidad de todos. Asimismo, reportar cualquier sospecha de mala conducta puede ayudar a evitar o limitar daños a Desk Manager y su reputación. Si tiene preocupaciones en relación a una conducta no ética o sospecha de una posible violación de este Código, cualquier política, procedimiento de Desk Manager o ley, debe reportarla inmediatamente.
Reportar no siempre es una tarea fácil, por eso, y para garantizar el anonimato y una mayor comodidad, tenemos nuestro Canal de Ética. Sin embargo, para que podamos investigar, a menudo es importante saber quién está reportando una preocupación. Y, en este caso, se asegura absolutamente la confidencialidad de esta información, restringida exclusivamente al grupo del Canal de Ética. Después de la investigación, el Canal de Ética será también responsable de devolverle las medidas correctivas adoptadas y/o el resultado alcanzado, en la medida en que esto sea posible.
Desk Manager prohíbe también cualquier forma de represalia contra cualquier persona que haga un reporte de buena fe o que participe en una investigación. Por otro lado, hacer una denuncia de mala fe o que se sepa falsa, también se considera un acto de mala conducta, sujeto a las medidas disciplinarias aquí previstas.
El incumplimiento del Código de Conducta y Ética, conocido por toda la comunidad de Desk Manager, no se admite y está sujeto a castigos tales como:
a) Advertencia por escrito;
b) Suspensión;
c) Despido;
d) Terminación motivada de la relación con el proveedor o prestador de servicios de Desk Manager; y
d) Interposición de demandas aplicables.
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