A comunicação é o ponto-chave para o sucesso de uma empresa, mas é preciso que a transmissão de informações aconteça de maneira eficaz em todos os setores e processos para que os objetivos do negócio sejam atingidos. É por isso que o conceito de comunicação efetiva nas empresas é tão importante.
As operações do negócio dependem de uma comunicação eficiente para serem bem executadas. E é na perspectiva da comunicação interna que este movimento deve começar.
Além de ser uma necessidade evidente das pessoas e das empresas de maneira generalizada, a comunicação efetiva precisa ser pensada também como uma ferramenta organizacional estratégica.
Principalmente quando o foco é o posicionamento da empresa no mercado e o aumento de sua credibilidade, não há possibilidade de êxito sem a comunicação adequada.
Mas a importância da comunicação pode ser pensada também de uma perspectiva muito mais generalizada: o funcionamento da organização é impossibilitado sem o foco na comunicação.
Para que os colaboradores e gestores desempenhem suas tarefas de forma unificada e alinhada aos objetivos do negócio, a comunicação efetiva é um pré-requisito.
Mas ela não pode ser tomada como um processo natural que não necessita de estratégias. É necessário pensar no conceito e em sua importância no âmbito interno e externo.
É isso que vamos fazer ao longo deste artigo. Ao ler os próximos tópicos, você vai entender o que é comunicação efetiva, qual é a sua importância e como promovê-la dentro do seu negócio. Confira!
O que é comunicação efetiva?
Podemos entender como comunicação efetiva aquela que promove a entrega da mensagem de maneira a possibilitar ao receptor sua compreensão e interpretação da forma correta.
Ou seja, a comunicação eficiente ocorre quando o receptor da mensagem a entende totalmente, sem ser afetado pelos possíveis ruídos.
Algumas ações que podem ajudar na promoção desse tipo de comunicação dentro das empresas são a tomada ágil de atitude, a definição de objetivos claros, a determinação do fluxo de informação e a utilização de diferentes estratégias.
Promover a comunicação efetiva é um desafio para os gestores e, por isso, oportunidades devem ser criadas para que o fluxo de comunicação torne-se mais fluido.
Por exemplo, incentivar as interações entre colaboradores e gestores ou entre colaboradores de diferentes departamentos cujas tarefas de interconectam é uma estratégia importante.
Portanto, podemos dizer que é preciso contar com uma cultura organizacional voltada para o desenvolvimento e a eficiência da comunicação.
E é importante destacar a necessidade do engajamento de todos os colaboradores para a obtenção de uma comunicação organizacional bem-sucedida.
Entre os requisitos para o alcance desse engajamento estão:
- Análise das partes envolvidas na comunicação;
- Utilização da linguagem;
- Formato e a abordagem adequados para a transmissão da mensagem;
- Mensuração do processo.
No próximo tópico, falaremos um pouco mais sobre a importância da comunicação efetiva.
A importância da comunicação eficiente
Muitas vezes, os processos comunicacionais não recebem a devida atenção dentro das empresas, sobretudo quando se pensa na comunicação interna.
As estratégias de comunicação com o cliente estão muito ligadas ao planejamento de marketing, que tem ganhado maior visibilidade nos últimos anos.
Mas, para a construção de um relacionamento estreito com o cliente, é preciso antes promover uma comunicação eficiente internamente.
Uma falha de compreensão entre os envolvidos em um processo pode acarretar vários problemas, começando pelos conflitos dentro das equipes e indo até a falta de alinhamento na comunicação externa.
- Planejamento: com o bom desempenho comunicacional, o planejamento para a execução das atividades torna-se mais simples, pois todos os envolvidos entendem o que precisa ser feito e tornam-se engajados no alcance dos objetivos;
- Liderança: a comunicação efetiva proporciona um melhor relacionamento entre a gestão e as equipes, facilitando a definição das metas e o engajamento para o alcance de resultados;
- Marketing: para atrair, encantar e fidelizar os clientes, a comunicação é a peça mais essencial. Ela implica na escolha adequada das palavras, dos canais, dos temas e dos conteúdos que vão impactar e gerar o interesse dos consumidores;
- Atendimento: além de promover o alinhamento no discurso dos profissionais de atendimento, a comunicação efetiva possibilita a escuta interessada de reclamações, dúvidas e sugestões, fortalecendo o relacionamento com o cliente;
- Relacionamento: além do relacionamento com o cliente, os relacionamentos internos também são fortalecidos com uma comunicação efetiva, o que ajuda a motivar e engajar a equipe;
- Alinhamento de estratégias: a comunicação eficiente garante que todos os envolvidos em um projeto entendam seus objetivos, métodos, indicadores, responsabilidades e etapas, aumentando as chances de alcance dos resultados desejados.
Para ajudar na compreensão da importância da comunicação efetiva, vamos enumerar algumas das áreas que obtêm melhores resultados a partir da preocupação com os processos comunicacionais. Veja abaixo:
Como criar uma comunicação eficiente?
Vamos listar agora algumas dicas para a promoção da comunicação efetiva dentro do seu negócio.
Dúvidas devem gerar perguntas
Qualquer gestor ou colaborador deve se sentir à vontade para fazer uma pergunta sempre que não entender o conteúdo de uma comunicação.
Dúvidas não esclarecidas têm grande potencial para tornarem-se problemas futuros, pois nada mais são do que a materialização dos ruídos de comunicação.
Por isso é tão importante promover uma cultura organizacional voltada para a comunicação eficiente e criar oportunidades para que todas as dúvidas sejam ouvidas e sanadas.
Priorize a clareza
A clareza é mais importante do que a linguagem técnica e do que as impressões causadas, seja qual for o canal de comunicação.
Então, tenha como hábito a checagem de que o receptor da mensagem a compreendeu corretamente.
A simplicidade é sempre o melhor caminho. Certifique-se de fazer a melhor escolha de linguagem e palavras e não se esqueça de que a imagem também é um instrumento comunicacional.
Faça reuniões periódicas
Uma única reunião dificilmente será suficiente para o alinhamento de todos os detalhes de um projeto.
Então, tenha por hábito o agendamento de encontros periódicos com as equipes e escolha datas em que você acredita que estará inspirado e bem-disposto para receber sugestões e tirar dúvidas.
Produza follow-up por escrito
É importante documentar o que foi discutido nas reuniões para a obtenção de melhores resultados.
Portanto, o seu computador ou bloco de anotações deve estar sempre à mão. Ao término da reunião, todos podem ter acesso às anotações esquematizadas.
Isso vai evitar a necessidade de retomada de discussões que já foram concluídas e facilitar a efetividade da comunicação.
Defina o fluxo de informação
É importante definir quando e como os processos comunicacionais vão ocorrer, para que todos os envolvidos se sintam confortáveis e compreendam as mensagens.
Isso vale tanto para a comunicação interna quanto para a comunicação com os clientes, pois, como vimos, uma está interligada à outra.
O investimento na comunicação interna pode significar que os setores de marketing e atendimento estarão mais preparados para atender às expectativas dos clientes, gerando valor para os mesmos. Se você quer saber mais sobre a geração de valor para os clientes para promovê-la a partir da conquista de uma comunicação efetiva, acesse nosso artigo sobre o assunto. Boa leitura e até o próximo conteúdo.
